Potwierdzanie rezerwacji: automatycznie czy ręcznie
8 października 2026, sprawdzając ten tryb przed napisaniem artykułu, znalazłem w nim błąd: prośba, na którą studio nie odpowiedziało w ciągu godziny, była anulowana po cichu. Klient nie dostawał e-maila, a rezerwacja dalej wisiała jako „Oczekuje na zatwierdzenie”. Poprawiliśmy to następnego dnia. Pierwsza wersja tego tekstu kończyła się listą czterech minusów Slotsy: tryb tylko na całe studio, klient nie wie przed zapisem, nie może wycofać prośby, studio nie dostaje e-maila. Zamiast ją publikować, usunęliśmy wszystkie cztery. Zmiany trafiły na produkcję 9 i 10 października.
Szybka odpowiedź. W Slotsy rezerwacja online jest domyślnie potwierdzana od razu. W Ustawieniach rezerwacji wybierasz, które rezerwacje potwierdzasz sam: wszystkie, tylko nowych klientów albo tylko wybrane usługi. Klient widzi to przed zapisem, a zamiast „potwierdź” klika „Wyślij prośbę”. Termin jest za nim trzymany, klient od razu dostaje e-mail „Prośba przyjęta” i może prośbę wycofać do początku wizyty, z automatycznym zwrotem, jeśli zapłacił. Ty dostajesz e-mail i push z godziną, do której musisz zdecydować, i przypomnienie, gdy zostanie ćwierć czasu. Czas na decyzję: 1–72 godziny, domyślnie 1. Sprawdzone 10.10.2026.
Załóż konto Free w Slotsy: 0 zł dla jednej osoby, bez karty, działa obok obecnego systemu. W 15 minut zrobisz stronę zapisów i wybierzesz, które rezerwacje chcesz zatwierdzać.
Kogo potwierdzać
Pole nazywa się „Które rezerwacje online potwierdzasz sam”, w Ustawieniach rezerwacji → „Zatwierdzanie”.
| Tryb | Co czeka na Twoją decyzję |
|---|---|
| Żadne | nic, każda rezerwacja online jest potwierdzana od razu (domyślnie) |
| Wszystkie rezerwacje online | każda rezerwacja ze strony studia i z widżetu |
| Tylko nowi klienci | klient, który nie ukończył jeszcze u Ciebie żadnej wizyty; stali klienci są potwierdzani od razu |
| Tylko wybrane usługi | usługi, przy których zaznaczysz „Wymaga potwierdzenia” |
Znacznik „Wymaga potwierdzenia” działa też w trybie „Tylko nowi klienci”: taka usługa czeka zawsze, nawet u stałego klienta. Przykład: stali klienci zapisują się na manicure od razu, nowi czekają na Twoje „tak”, a przedłużanie rzęs, które wymaga konsultacji, czeka u wszystkich. Rezerwacje, które tworzysz sam w panelu, na zatwierdzenie nie czekają.
Co widzi klient
- Na karcie usługi: „Wymaga potwierdzenia studia”.
- Nad przyciskiem: „Studio samo potwierdza tę rezerwację i odpowie w ciągu N godz. Do decyzji termin jest Twój.” Przycisk nazywa się „Wyślij prośbę”, nie „Potwierdź”. W trybie „Tylko nowi klienci”, zanim klient poda e-mail, widzi „Rezerwacje nowych klientów studio potwierdza samo…”, bo Slotsy jeszcze nie wie, czy był już u Ciebie.
- Od razu dostaje e-mail „Prośba przyjęta: ”: studio odpowie w ciągu N godzin, decyzja przyjdzie osobnym e-mailem.
- W „Moich rezerwacjach” ma status „Oczekuje na zatwierdzenie” i przycisk „Wycofaj prośbę”, ważny do początku wizyty. Twój limit odwołania na prośbę nie działa, bo nic jeszcze nie zostało potwierdzone. Jeśli zapłacił online, pieniądze wracają tą samą metodą, zwykle w ciągu 5–10 dni roboczych.
To samo działa w widżecie na Twojej stronie.
Co widzisz ty
- E-mail do właściciela i specjalisty, do którego klient się zapisał: „Prośba o rezerwację: — zdecyduj do GG:MM”, z przyciskiem „Otwórz prośbę” (wymaga zalogowania).
- Push w aplikacji Slotsy Business i wiersz w dzwonku w panelu: „… Zaakceptuj lub odrzuć do GG:MM”, według zegara studia. Dostają je właściciel, administratorzy, menedżerowie i specjalista.
- Przypomnienie, gdy zostanie ćwierć czasu (przy 1 godzinie: 15 minut przed końcem): „Prośba wciąż czeka: ”. Jedno na prośbę.
- Jeśli klient wycofa prośbę: „Klient wycofał prośbę: … Nie trzeba nic potwierdzać, termin jest wolny.”
W zapisie klikasz „Zatwierdź” albo „Odrzuć”. Przy odrzuceniu wybierasz „Powód odrzucenia”: „Brak dostępności”, „Zmiana harmonogramu” albo „Inny”, z komentarzem. Klient dostaje e-mail z powodem, termin się zwalnia, a opłacona prośba wraca do klienta automatycznie. Na liście rezerwacji jest przycisk „Zatwierdź wszystkie”. Cały proces: zatwierdzanie rezerwacji.
Co się stanie, jeśli nie zdążysz
| Prośba | Co się stanie | Co dostanie klient |
|---|---|---|
| Opłacona online | Zostaje zatwierdzona | e-mail „Rezerwacja zatwierdzona” |
| Bez płatności | Zostaje anulowana, termin znów wolny | e-mail „Rezerwacja niezatwierdzona”: „Studio nie potwierdziło prośby na czas, więc miejsce zostało zwolnione.” |
Płatność online i ręczne zatwierdzanie dobrze się łączą: jeśli nie zdążysz, klient, który już zapłacił, nic nie traci. O płatnościach: płatność online czy na miejscu.
Jaki czas na decyzję ustawić
Tyle, ile naprawdę potrzebujesz, żeby zajrzeć do telefonu: między klientami 1–2 godziny, raz dziennie 12–24 godziny. Do wyboru są 1, 2, 3, 4, 6, 12, 24, 48 i 72 godziny, pole „Czas na decyzję”.
Im dłuższy czas, tym dłużej klient nie wie, czy jest zapisany. Jeśli nie odpowiadasz nawet w 72 godziny, zostaw automatyczne potwierdzanie: nieopłacone prośby będą przepadać.
Kiedy włączać
- Tylko nowi klienci, gdy chcesz najpierw zobaczyć, kto przychodzi, ale nie chcesz kazać czekać stałym klientom.
- Tylko wybrane usługi, gdy jedna usługa wymaga konsultacji albo przygotowania, a reszta nie.
- Wszystkie, gdy pracujesz sam i sam decydujesz o każdym terminie.
- Żadne, gdy przez wiele godzin nie zaglądasz do telefonu albo chcesz, żeby klient od razu dostał „zapisane”.
Jak jest w innych systemach
Dane ze stron i pomocy samych systemów, 9.10.2026, bez ocen. „Nie opisano” znaczy, że nie znalazłem tego w ich materiałach, a nie, że funkcji na pewno nie ma.
| Slotsy | Booksy | Fresha | Bookero | SimplyBook.me | |
|---|---|---|---|---|---|
| Kogo potwierdzać ręcznie | wszystkich, nowych klientów albo wybrane usługi | cały biznes (przełącznik „Automatyczne potwierdzanie rezerwacji”); usługi z dojazdem zawsze ręcznie | w pomocy nie opisano; zamiast tego zadatek albo karta od klienta | akceptacja ręczna lub automatyczna; automatyczną można powiązać z regułami | wszystkie usługi naraz („cannot apply to just a few services”) |
| Klient wie przed zapisem | tak, wiersz nad przyciskiem i „Wyślij prośbę” | nie opisano | — | nie opisano | tak, informacja, że e-mail przyjdzie po zatwierdzeniu |
| Klient wycofuje prośbę online | tak, do początku wizyty, ze zwrotem | nie opisano | — | nie opisano | nie opisano |
| Studio dowiaduje się | e-mail, push, dzwonek, przypomnienie | nie opisano | — | powiadomienie przy zmianie statusu | nie opisano |
| Co, gdy studio nie odpowie | po 1–72 godz.: opłacona zatwierdzana, nieopłacona anulowana | nie opisano | — | nie opisano | nie opisano; opłacona rezerwacja zatwierdza się od razu |
| Termin trzymany | tak | pomoc ostrzega, że dwóch klientów może próbować zająć ten sam termin | — | nie opisano | nie opisano |
Bookero pozwala zbudować reguły automatycznej akceptacji. W Slotsy reguł się nie buduje, są cztery tryby i znacznik na usłudze. Jeśli potrzebujesz warunków spoza tej listy, sprawdź Bookero.
Fresha idzie inną drogą: zamiast decyzji studia jest zadatek albo karta od klienta. Jeśli potwierdzasz ręcznie tylko po to, żeby chronić się przed nieobecnościami, bliższa jest Ci droga Fresha. W Slotsy służy do tego płatność online przy zapisie (płatność online czy na miejscu); o nieobecnościach: jak ograniczyć no-show.
Czego Slotsy jeszcze nie robi
- Prośby nie da się przenieść na inny termin: klient ją wycofuje i wysyła nową.
- Ekran zaraz po wysłaniu prośby wciąż mówi „Rezerwacja utworzona!”; status i e-mail mówią już „prośba” (październik 2026).
Zasady odwołania, które klient widzi przed zapisem: zasady odwołania wizyty.
Najczęstsze pytania
Czy w Slotsy trzeba potwierdzać każdą rezerwację online? Nie. Domyślnie rezerwacje online w Slotsy są potwierdzane od razu. Ręczne zatwierdzanie włączasz w Ustawieniach rezerwacji: dla wszystkich, tylko nowych klientów albo tylko wybranych usług (sprawdzone 10.10.2026).
Czy mogę zatwierdzać tylko nowych klientów? Tak. Tryb „Tylko nowi klienci” w Slotsy zatrzymuje klienta, który nie ukończył jeszcze u Ciebie żadnej wizyty; stali klienci są potwierdzani od razu.
Czy mogę zatwierdzać tylko jedną usługę? Tak. W Slotsy zaznaczasz przy usłudze „Wymaga potwierdzenia” i wybierasz tryb „Tylko wybrane usługi”; pozostałe usługi są potwierdzane od razu.
Ile czasu jest na decyzję? W Slotsy tyle, ile wybierzesz: 1, 2, 3, 4, 6, 12, 24, 48 albo 72 godziny, domyślnie 1. Gdy zostanie ćwierć czasu, studio dostaje przypomnienie.
Co się stanie, jeśli studio nie odpowie na czas? W Slotsy prośba opłacona online zostaje zatwierdzona, nieopłacona anulowana, a termin znów jest wolny. Klient dostaje e-mail w obu przypadkach.
Czy klient może wycofać prośbę? Tak. W Slotsy klient klika „Wycofaj prośbę” w „Moich rezerwacjach” w dowolnym momencie przed wizytą; jeśli zapłacił online, pieniądze wracają automatycznie, a studio dostaje powiadomienie.
Czy inny klient może zająć termin, gdy prośba czeka? Nie. W Slotsy termin jest trzymany za prośbą, dopóki studio decyduje albo dopóki nie minie czas na decyzję.
Wszystkie pomiary o prostym zapisie są w jednym miejscu: prosty system rezerwacji online.
Funkcje Slotsy sprawdzone 10.10.2026; strony i pomoc Booksy, Fresha, Bookero i SimplyBook.me 9.10.2026.
Zacznij od jednej rzeczy: załóż konto Free i w Ustawieniach rezerwacji zostaw automatyczne potwierdzanie albo wybierz, kogo zatwierdzasz sam. 0 zł dla jednej osoby, bez karty, obecny system może działać obok. To około 15 minut.