Zadatek za wizytę i nieodwołana wizyta: co salon może zatrzymać zgodnie z prawem (2026)

Klientka zapisała się na trzy godziny koloryzacji, nie przyszła i nie odebrała telefonu. Fotel stał pusty, fryzjerka dostała za ten dzień tyle samo, a Ty zapłaciłeś za to z własnej kieszeni. Pierwszy odruch jest oczywisty: brać pieniądze z góry i nie oddawać. Drugi, ostrożniejszy, to pytanie, czy wolno.

Wolno, ale nie dowolnie. Polskie prawo zna trzy różne słowa na pieniądze wpłacone przed wizytą i każde z nich znaczy co innego w chwili, gdy klient nie przychodzi. Do tego rezerwacja przez internet to umowa zawarta na odległość, z czternastodniowym prawem odstąpienia, którego regulamin salonu nie może wyłączyć. Ten tekst układa to w jedną całość: co możesz zatrzymać, ile, na jakich warunkach, jak to policzyć z podatkami i jak ustawić w systemie rezerwacji, żeby zapis klienta był dowodem, a nie dyskusją.

Przepisy i stawki sprawdziliśmy 26 września 2026 w tekstach jednolitych Kodeksu cywilnego i ustawy o prawach konsumenta na isap.sejm.gov.pl, w stanowisku UOKiK o zadatku i zaliczce oraz w cenniku Stripe. To nie jest porada prawna: konkretny regulamin i sposób księgowania uzgodnij z prawnikiem i księgową.

Szybka odpowiedź. Zaliczka zawsze wraca — niezależnie od tego, co napiszesz w regulaminie. Zadatek (art. 394 k.c.) możesz zatrzymać, gdy klient nie wykona umowy, ale musi być tak nazwany i uzgodniony przed rezerwacją, a jeśli to Ty odwołasz wizytę, oddajesz go w podwójnej wysokości. 100% ceny jako zadatek UOKiK uznał za praktykę naruszającą zbiorowe interesy konsumentów; w branży przyjęło się 30–50%. Rezerwacja online to umowa na odległość: klient ma 14 dni na odstąpienie bez podania przyczyny, a jeśli go o tym nie poinformujesz — 12 miesięcy. W Slotsy klient płaci online pełną cenę przy zapisie, zasady odwołań czyta i akceptuje przed płatnością (zapis zgody z wersją, datą i IP), a Ty po nieobecności zwracasz z panelu część ponad zadatek. Automatycznego obciążenia karty po nieobecności w Slotsy nie ma.

Chcesz sprawdzić, jak to wygląda u Ciebie? Załóż konto Free, wpisz swoje zasady odwołań i zobacz, co czyta klient przed zapłatą.

Trzy słowa, które decydują o pieniądzach

To, co zostaje w salonie po nieobecności klienta, zależy od nazwy, jaką te pieniądze dostały w regulaminie i na stronie zapisów. Nie od tego, jak je nazwałeś w myślach.

Z tej tabeli wynika pierwsza zasada: jeśli chcesz cokolwiek zatrzymać, to musi być zadatek. Regulamin z „bezzwrotną zaliczką" nie działa, bo zaliczka z definicji jest zwrotna, a postanowienie, które „wyłącza obowiązek zwrotu konsumentowi uiszczonej zapłaty za świadczenie niespełnione", jest wprost wymienione na liście klauzul niedozwolonych (art. 385³ pkt 12 k.c.).

Druga zasada: zadatek działa w obie strony. Ten sam art. 394 § 1, który pozwala Ci go zatrzymać, każe oddać dwukrotność, gdy to salon nie wykona umowy. Regulamin, w którym klient traci zadatek, a salon w razie odwołania „proponuje inny termin", jest asymetryczny i łatwy do podważenia (art. 385³ pkt 16). Dlatego zanim wprowadzisz zadatek, policz, ile razy w miesiącu sam odwołujesz wizyty.

Ile możesz zatrzymać

Kodeks nie podaje procentu. Granicę wyznaczają orzeczenia i praktyka UOKiK:

• W 2014 roku UOKiK zakwestionował regulamin hotelu, który pobierał zadatek w wysokości 100% ceny i nie zwracał go przy rezygnacji (decyzja RGD-61-414/MLM). Urząd napisał wprost, że „zadatek, zaliczka nie mogą odpowiadać 100 proc. wynagrodzenia". Ta sama logika stosuje się do salonu.
• Na liście klauzul niedozwolonych jest obowiązek zapłaty „rażąco wygórowanej kary umownej lub odstępnego" (art. 385³ pkt 17). Zadatek na poziomie pełnej ceny wygląda właśnie tak, bo salon nie poniósł kosztu materiałów ani czasu.
• W branży kosmetycznej i fryzjerskiej przyjęło się 30–50% ceny, więcej przy zabiegach, do których kupujesz materiały pod konkretną osobę (przedłużanie rzęs, włosów, pakiety).

Policzmy to na czterech usługach przy zadatku 30% i pełnej płatności online przy zapisie, tak jak działa Slotsy. Opłaty liczone od całej wpłaty: Stripe za BLIK 1,6% + 1 zł, prowizja Slotsy 2% na planie Free.

Opłaty od płatności nie wracają przy zwrocie — ani w Stripe (tak stoi w cenniku), ani prowizja Slotsy (punkt Regulaminu, który akceptujesz przy rejestracji). Na planie Start prowizja spada do 1%, na Team do 0,5%. Wniosek praktyczny: przy usługach za 30–50 zł zadatek zjadają opłaty; tam zostaw płatność na miejscu.

Rezerwacja online to umowa na odległość

Tu jest punkt, o którym większość regulaminów salonów milczy. Rezerwacja przez stronę, aplikację, Instagram czy telefon to umowa zawarta na odległość. Ustawa o prawach konsumenta daje klientowi 14 dni na odstąpienie od niej bez podania przyczyny i bez ponoszenia kosztów (art. 27). Odstąpienie to rezygnacja z całej umowy, więc wracają wszystkie pieniądze, zadatek również.

Wyjątki z art. 38 nie ratują salonu:

• pkt 1 wyłącza prawo odstąpienia dopiero wtedy, gdy przedsiębiorca wykonał w pełni usługę za wyraźną, uprzednią zgodą konsumenta poinformowanego, że po wykonaniu traci to prawo. Po nieobecności nic nie zostało wykonane;
• pkt 12 wyłącza to prawo dla usług „w zakresie zakwaterowania, gastronomii, usług związanych z wypoczynkiem, wydarzeniami rozrywkowymi, sportowymi lub kulturalnymi, jeżeli w umowie oznaczono dzień lub okres świadczenia". Fryzjer i kosmetyczka na tej liście nie są. Zajęcia grupowe w studiu fitness prawnicy czasem podciągają pod „wydarzenia sportowe", ale to ocena, nie pewnik.

Co z tego wynika w praktyce:

1. Klient, który zapisał się dziś na wizytę za tydzień i jutro napisze, że rezygnuje, odstępuje od umowy skutecznie. Zadatek wraca, choćby regulamin mówił inaczej.
2. Zadatek chroni Cię przed nieobecnością wtedy, gdy klient nie odstąpił skutecznie: nie złożył oświadczenia albo 14 dni od rezerwacji minęło. Dla wizyt umawianych z dużym wyprzedzeniem to działa; dla umawianych na jutro — spór, w którym prawnicy różnią się w ocenie, czy samo niepojawienie się jest odstąpieniem.
3. O prawie odstąpienia trzeba klienta poinformować (art. 12 ust. 1 pkt 9). Jeśli tego nie zrobisz, termin wydłuża się do 12 miesięcy (art. 29). Informacja o odstąpieniu i formularz to obowiązkowa część regulaminu, do którego linkujesz ze strony zapisów.

Uczciwie: prawo jest tu po stronie klienta bardziej, niż podpowiada intuicja właściciela salonu. Zadatek nie jest tarczą na wszystko. Jest narzędziem, które zniechęca do lekkomyślnych rezerwacji i daje Ci mocną pozycję w sporach o wizyty umawiane z wyprzedzeniem.

Jak ustawić to w Slotsy krok po kroku

Slotsy nie pobiera częściowego zadatku przy rezerwacji. Klient albo płaci online pełną cenę usługi w chwili zapisu, albo płaci na miejscu — to Ty decydujesz, czy druga opcja jest widoczna. Zadatek istnieje jako zasada w Twoim regulaminie, a jego egzekwowanie to zwrot części pieniędzy z panelu. Tak to składasz w całość:

1. Płatność online. Podłącz Stripe i włącz BLIK oraz karty. W Ustawienia → Procesory płatności znajdziesz przełącznik Pozwól na płatność na miejscu. Wyłączony oznacza, że każda rezerwacja online jest opłacona z góry. Przełącznik dotyczy całej firmy, nie pojedynczych usług.
2. Okno odwołania. W Ustawienia → Rezerwacje ustaw Minimalny czas na odwołanie: od „w każdej chwili" do 48 godzin (domyślnie 24). Wewnątrz tego okna klient nie może sam odwołać wizyty; przycisk jest odrzucany. Ty i personel możecie odwołać zawsze. Opis w przewodniku: Zasady odwołań.
3. Twoje zasady, Twoimi słowami. Pod wyborem godzin jest pole Twoje zasady odwołań, osobno dla każdego języka, do 1000 znaków. Tu wpisujesz, że wpłata jest zadatkiem w rozumieniu art. 394 k.c., jaka jej część przepada przy nieobecności lub odwołaniu po terminie, że reszta wraca w ciągu określonej liczby dni i że w razie odwołania przez salon klient otrzymuje zwrot w podwójnej wysokości. Podgląd pokazuje dokładnie zdanie, które zobaczy klient. Pole przyjmuje tylko zwykły tekst, bez linków i formatowania, więc pełny regulamin z informacją o odstąpieniu trzymaj jako osobny dokument i podlinkuj go w kroku 5.
4. Zgoda, którą da się udowodnić. Włącz Poproś klienta o potwierdzenie zasad. Zamiast zdania „potwierdzając, akceptujesz zasady" klient dostaje pole do zaznaczenia, a przycisk płatności działa dopiero po zaznaczeniu. Slotsy zapisuje treść zasad, jej wersję, datę i adres IP. Zmienisz regulamin — stare zgody zostają przy starym brzmieniu. Szczegóły: Polityki i zgody.
5. Regulamin i prawo odstąpienia. W Ustawienia → Rezerwacje → Twoje polityki podlinkuj własny regulamin i politykę prywatności. Regulamin musi zawierać informację o 14-dniowym prawie odstąpienia i wzór formularza.
6. Po nieobecności. Otwórz rezerwację i kliknij Oznacz jako nieobecność. Potem w Płatności otwórz wpłatę, wybierz Zwrot częściowy i wpisz kwotę ponad zadatek (przy 150 zł i zadatku 30% zwracasz 105 zł). Zwrot idzie tą samą drogą, którą przyszła płatność; klient widzi go na koncie zwykle w 5–10 dni roboczych. Opis: Płatności.
7. Gdy klient odwołał w terminie. Zwrot nie dzieje się sam. Otwierasz wpłatę i wybierasz Zwrot pełny — rezerwacja anuluje się wtedy automatycznie, termin wraca do sprzedaży, a klient dostaje e-mail. Zwroty robią właściciel i administrator.

Jeśli klient stały nie powinien płacić z góry, jedyna droga to zostawić włączoną płatność na miejscu dla wszystkich. Wyjątku dla pojedynczej osoby Slotsy dziś nie ma.

Czego Slotsy nie robi, a robi Booksy

Ten fragment nie jest po to, żebyś przeszedł do konkurencji, tylko żebyś nie odkrył różnicy po fakcie. Stan sprawdzony 26.09.2026 na blogu Booksy Biz (wpis z 21.07.2025) i w cenniku Booksy.

Mechanizm kaucji z karty jest w tym temacie lepszy: klient nic nie płaci, jeśli przyszedł, a salon obciąża go tylko po nieobecności. Pełna płatność z góry w Slotsy jest prostsza i daje pieniądze od razu, ale dla klienta jest większą barierą i generuje opłaty od całej kwoty, nie od zadatku. Jeśli nieobecności są Twoim głównym problemem, a nie brak płatności online w ogóle, weź to pod uwagę przy wyborze.

Podatki i kasa fiskalna od zadatku

Trzy rzeczy, o które zapyta księgowa:

• VAT od zadatku powstaje w chwili jego otrzymania (art. 19a ust. 8 ustawy o VAT), nie po wizycie. Dotyczy to płatników VAT; przy zwolnieniu podmiotowym punkt odpada.
• Zatrzymany zadatek nie jest wynagrodzeniem za usługę, lecz odszkodowaniem. Tak przyjmują interpretacje indywidualne (na przykład Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 6 listopada 2015, ILPP1/4512-1-685/15-2/AP): skoro usługi nie było, VAT wykazany od zadatku koryguje się. Jak udokumentować korektę przy sprzedaży z kasy — to ustala Twoja księgowa, bo praktyka urzędów bywa różna.
• Kasa fiskalna. Usługi fryzjerskie i kosmetyczne są objęte obowiązkiem ewidencji niezależnie od obrotu i sposobu płatności (rozporządzenie Ministra Finansów z 17 grudnia 2024 w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji, § 4). Wpłatę otrzymaną przed wizytą na rachunek ewidencjonujesz niezwłocznie po jej zaksięgowaniu, nie później niż do końca miesiąca, a jeśli wizyta jest wcześniej — najpóźniej w dniu wizyty (§ 6 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia z 29 kwietnia 2019 w sprawie kas rejestrujących).

Tu kończy się to, co możemy powiedzieć odpowiedzialnie. Sposób korekty, oznaczenie na paragonie, ujęcie w PIT — uzgodnij z osobą, która prowadzi Twoje księgi.

Pięć błędów, które widzimy najczęściej

1. „Zaliczka bezzwrotna" w regulaminie. Sprzeczność sama w sobie; w sporze przegrywa salon. Jeśli ma zostać — nazwij to zadatkiem i wpisz kwotę.
2. Zadatek 100% ceny. Praktyka zakwestionowana przez UOKiK. Pobierać całość możesz, zatrzymywać całość przy rezygnacji — nie.
3. Zasady pokazane po płatności. Regulamin w e-mailu z potwierdzeniem to za późno: klient akceptuje warunki przed zapłatą, inaczej nie ma na co się powołać. W Slotsy zasady są na ostatnim kroku zapisu, nad przyciskiem.
4. Jednostronny regulamin. Klient traci zadatek, salon „przeprasza i proponuje inny termin". Art. 394 działa w obie strony, a klauzula tylko przeciw konsumentowi jest niedozwolona.
5. Brak informacji o prawie odstąpienia. Bez niej 14 dni zamienia się w 12 miesięcy i każdy zatrzymany zadatek z ostatniego roku można odzyskać.

Najczęstsze pytania

Czy mogę pobierać całą cenę z góry? Tak. Pobranie pełnej płatności przy rezerwacji jest legalne i tak działa Slotsy. Problemem jest zatrzymanie całości po rezygnacji klienta — to UOKiK uznał za praktykę naruszającą zbiorowe interesy konsumentów. Zatrzymujesz zadatek, resztę zwracasz.

Klientka odwołała wizytę 2 godziny przed. Mogę zatrzymać zadatek? Jeśli Twoje zasady mówią o odwołaniu po terminie i klientka je zaakceptowała przed płatnością, a od rezerwacji minęło więcej niż 14 dni — tak. Jeśli rezerwacja była wczoraj, klientka może powołać się na prawo odstąpienia i wtedy zadatek wraca.

Co, gdy to ja muszę odwołać wizytę? Przy zadatku oddajesz podwójną kwotę (art. 394 § 1). Możesz zaproponować inny termin, ale klient nie musi go przyjąć. Przy zaliczce oddajesz to, co wpłacił.

Czy Slotsy obciąży kartę klienta po nieobecności? Nie. Slotsy nie zapisuje kart i nie pobiera opłat po fakcie. Pieniądze są u Ciebie od chwili zapisu, a po nieobecności zwracasz część ponad zadatek. Automatyczne obciążenie karty po nieobecności ma Booksy.

Czy od zwrotu płacę jakąś opłatę? Za sam zwrot nie, ale opłata od pierwotnej płatności nie wraca: Stripe zatrzymuje swoje 1,6% + 1 zł (BLIK) lub 1,5% + 1 zł (karta), a Slotsy prowizję według planu. Przy zwrocie 105 zł z wpłaty 150 zł tracisz 6,40 zł opłat na planie Free.

Czy zadatek trzeba nabić na kasę fiskalną? Tak, niezwłocznie po otrzymaniu, najpóźniej do końca miesiąca albo w dniu wizyty, jeśli jest wcześniej. Usługi fryzjerskie i kosmetyczne nie korzystają ze zwolnienia z kasy niezależnie od tego, jak klient zapłacił. Sposób korekty po zatrzymaniu zadatku ustal z księgową.

Czy mogę mieć inne zasady dla różnych usług? W regulaminie tak: możesz napisać, że przy usługach do 100 zł zadatek nie obowiązuje, a przy przedłużaniu rzęs wynosi 50%. W Slotsy tekst zasad jest jeden dla całej firmy, więc te progi opisujesz w nim słowami; płatność online też włącza się dla całej firmy.

---

Przepisy i stawki sprawdzone 26.09.2026. Jeśli coś się zmieniło, napisz — poprawimy i podamy datę aktualizacji. Tekst nie zastępuje porady prawnej ani księgowej.

Ustaw własne zasady odwołań i zobacz, co czyta klient przed zapłatą: załóż konto Free — bez karty, bez abonamentu, prowizja tylko od płatności online.